Jak pracować efektywnie

|

produktywność w pracy

Jak pracować efektywnie?

Wraz ze stażem i doświadczeniem rośnie ilość obowiązków. Jest to zgodne z odwiecznym prawem awansu i obowiązków eksperta w jakiejkolwiek organizacji.

Jakby nie było, często dochodzimy do wniosku, że roboty jest już po prostu za dużo. Potem znajdujemy sposoby na to, żeby jednak poradzić sobie z ilością zadań, a i nasz mózg zaczyna przyzwyczajać się do bardziej skondensowanego oraz dynamicznego trybu pracy i automatycznie zaczyna szukać sposobów na upraszczanie, przyspieszanie i reorganizacje.

Tu chciałbym podzielić się moimi obserwacjami, pomysłami i doświadczeniem, które zebrałem po przeszło dekadzie pracy w IT. Są to jednak rzeczy uniwersalne i ani branża, ani specyfika biznesu nie grają tu zbytnio roli.

Kalendarz

To Twój największy wróg i jednocześnie najbardziej lojalny sprzymierzeniec. Mówię tu oczywiście o kalendarzu wirtualnym, jak np. ten zintegrowany z Outlookiem (choć nie ma to właściwie znaczenia).

To on wyznacza rytm pracy i w dużej mierze ilość zadań do wykonania. Niech więc będzie punktem wyjścia.

OKEANOS 115 - NA RATUNEK BOGU
Co, jeśli AI okażę się naturalnym etapem ewolucji? Dokąd może prowadzić?
Czy młody kapitan znajdzie odpowiedź na krańcu wszechświata?

Focus Time

Jeśli brakuje Ci czasu w ciągu dnia na skupienie się i przebrnięcie przez zaległości, dopchaj kalendarz jeszcze bardziej. Nie chodzi tu jednak o więcej spotkań, ale zarezerwowanie sobie w kalendarzu czasu na codzienną rutynę. Niech to będzie godzina rano między 8:00 a 9:00, kiedy dzień jeszcze nie nabrał tempa. Oczywiście ilość czasu i pora dnia są tu czysto umowne, ale najczęściej rezerwuje się taki czas wcześniej rano.

Przed ustawieniem spotkania organizator zazwyczaj patrzy w kalendarze uczestników i stara się znaleźć miejsce tam, gdzie jest jakaś dostępność. Tu kurtuazja będzie nakazywać, żeby zablokowany w kalendarzu czas uczestnika ominąć. Poza tym, wytworzy to rutynę, która przyzwyczai nas do wykonywania danego typu zadań o stałej porze dnia.

Zaproszenia na spotkania – Meeting Invites

Zazwyczaj widzimy to w skrzynce poczty przychodzącej. Każde zaproszenie to w zasadzie nowa wiadomość. Takowa posiada date, godzinę, tytuł, opis orazz opcje – akceptuj/odrzuć.

Narzędzia typu Outlook umożliwiają nam automatyczną akceptację/odrzucenie wszelkich zaproszeń usunięcia ze skrzynki. Po takiej automatycznej reakcji na zaproszenie będzie ono natychmiast widoczne w kalendarzu. Dlaczego więc nie uruchomić tego automatyzmu? Do ostatecznego potwierdzenia możemy użyć samego kalendarza, który nam pokaże dokładnie w jakim czasie ma się ono odbyć i czy nie koliduje z innym, ważniejszym spotkaniem. Jeśli tak, zawsze możemy je odrzucić właśnie z tego poziomu, a skrzynka pocztowa pozostaje bardziej przejrzysta.

Zalet tego rozwiązania widzę wiele. Mniej zbędnych rzeczy w skrzynce i nie musimy wnikać w szczegóły na tym etapie. Każdy dzień i tak zazwyczaj rozpoczynamy od zerknięcia w kalendarz i tu spotkanie widzimy w kontekście całego dnia, a reagujemy jedynie, kiedy rzeczywiście nam ono nie pasuje.

Po drugiej stronie Tenczy
Dlaczego ród Toporczyków wygasł tak nagle?
Czy legendy Zamku Tenczyn w Rudnie kryją w sobie odpowiedź?
Teraz horror dostępny w promocyjnej cenie.

Przypominajki

Do tego, kalendarz jest świetnym asystentem, który zawsze przypomni Ci o terminie, wykonaniu zadania, czy listy zadań. Warto wrzucać sobie samemu takie “spotkania”, które są jedynie przypomnieniem dla Ciebie. Oczywiście są do takich rzeczy wyspecyfikowane narzędzia, ale po co zaprzątać sobie głowę kolejnymi aplikacjami, jeśli to co mamy robi robotę?

Kolory

Żeby nie tracić czasu i energii na wnikliwe analizowanie spotkań, warto oznaczać je na te krytyczne, ważniejsze, opcjonalne i własne. Kolory na każdej pozycji w kalendarzu na pewno pomogą w ustaleniu przez jedno szybkie zerknięcie jak Twój dzień wygląda i jak sobie go rozplanować.

Odznaczanie zaznaczanie i odznaczanie wykonanych zadań

W kontekście Outlooka mam tu oczywiście na myśli zadania w postaci ważnych maili, które wymagają naszej uwagi. To narzędzie daje nam opcje zaznaczania tych ważniejszych oraz wyfiltrowania, by pokazać wyłącznie takie. Wszystko po to, żeby w natłoku wiadomości nieistotnych nie stracić z oczu tych, które są krytyczne. Kiedy zadanie jest wykonane, odznaczamy taką wiadomość.

Może i banalne, ale warto o tym przypomnieć w momencie, kiedy ilość informacji w skrzynce zaczyna przytłaczać.

Do Not Disturb-Mode – nie przeszkadzać

Komunikatory to jedno z tych najbardziej podstawowych narzędzi do pracy codziennej. Nie tylko pozwalają na natychmiastowy przekaz informacji, ale też mówią nam, czy dana osoba jest teraz dostępna, zajęta, prezentuje, nie mam jej przy komputerze, czy skończyła dzień pracy i jest już offline.

Zazwyczaj jednym ze wspomnianych statusów jest “do not disturb”, czyli nie przeszkadzać. Nie bójmy się go używać, kiedy potrzebujemy się nad czymś skupić. Na pewno zredukuje to ilość rozpraszaczy w postaci wiadomości od kolegów, którzy poczekają na zmianę statusu.

it dla humanistów
Wszystko, co powinieneś wiedzieć o pracy w IT, by czuć się w niej komfortowo – w 100 słowach! Znajdź rolę dla siebie!
Poznaj zaplecze świata IT od humanisty dla humanistów

Co masz zrobić jutro, zrób zaraz…

… ale nie wszystko na raz. Warto mieć z tyłu głowy zasadę “Quick Wins”, kiedy wiemy, że zadanie może być wykonane od razu, minimalnym nakładem sił i nie będzie się za nami potem wlekło w nieskończoność, zajmując głowę; nie umknie i nie wróci w momencie, kiedy znów trzeba przypomnieć sobie cały kontekst. Kiedy mamy na to szansę, róbmy takie zadania nawet z wyprzedzeniem – przyszły Ty na pewno będzie Ci za to wdzięczny.

Sprawdzanie maili po urlopie

Spotykam się często z nastawieniem typu “teraz muszę przez cały dzień czytać wszystkie zaległe wiadomości, które idą już w setki”. Kiedyś usłyszałem, że w takich sytuacjach warto skupić się na tych najbardziej bieżących, a co jest ważne na pewno wróci. Wiadomo, zależy to od specyfiki pracy, ale krótko mówiąc – działa.

Rules – czyli reguły na przychodzące maile

Bywa, że lwia część przychodzących informacji to wszelkiego rodzaju auto wygenerowane maile, które np. pokazują jakieś statystyki, zachowania systemów, albo proszą o akceptacje dostępów dla członków zespołów. Warto mieć na taką okoliczność potworzone reguły, które przekierują wiadomość do konkretnego folderu i nie “zaśmiecają” swoją nadmiarowością we wiadomościach przychodzących.

W takim wypadku każdy folder możemy przeglądać o wyznaczonej porze dnia, czy tygodnia, żeby być na bieżąco i nie stracić z oczu czegoś ważnego.

Podsumowanie

Rutynę trzeba wyrobić, żeby przyzwyczajenia weszły w krew, a narzędzia dostosować pod własne potrzeby. Z perspektywy lat mierzenia się z rozszerzeniem odpowiedzialności, wiem że tego typu optymalizacje rzeczywiście przynoszą wymierne korzyści.

Warto tu oczywiście przypomnieć o narzędziach typu task-management, czy project-management. Jest wiele rozwiązań ułatwiających zarządzanie zadaniami jak Trello, Microsoft Planner, Google Tasks. Oczywiście wspomniane narzędzia typu Kanban Board mogą być na wyrost, ale warto o nich wiedzieć, mimo że często zwykły notatnik tekstowy wystarczy.

IT dla humanistów

Chcesz wejść do IT? Szukasz branży z pracą zdalną w pełnym wymiarze?

Jeśli jesteś zainteresowany pracą w IT, zachęcam do eksplorowania bloga. Dużo bardziej szczegółowo omawiam software development w książce Almanach Informatyczny – Lite.

Jej założeniem jest wprowadzenie każdego do świata IT w 100 słowach i turbo kompaktowych definicjach. Wszystko, czego potrzebujesz, żeby świadomie wybrać rolę dla siebie i czuć się komfortowo, kiedy już zaczniesz.

Powiązane wpisy:

Zobacz także:

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *